Quando manca merce durante il picking, occorre capire se il prodotto è davvero esaurito, si trova altrove o risulta disponibile per un errore nei dati. La gestione dei backorder riguarda invece la parte di ordine che resta da evadere: una mancanza non deve trasformarsi in un residuo senza responsabile e senza una decisione.
Questa guida si concentra sugli ordini clienti. Per i controlli del prelievo, consulta la pagina sul software di picking.
Stockout, differenza di giacenza e backorder
- Stockout: la disponibilità richiesta non è sufficiente.
- Differenza di giacenza: ciò che risulta nel sistema non coincide con il fisico verificato.
- Backorder: quantità ordinata che resta da evadere in un momento successivo, secondo gli accordi con il cliente.
Le situazioni possono essere collegate, ma richiedono azioni diverse. Cercare un articolo in un’altra ubicazione può risolvere un errore di posizione; non risolve invece una reale carenza di stock.
Il primo controllo quando il prelievo non riesce
Prima di cambiare l’ordine, verifica codice, variante, ubicazione e unità di misura. Controlla eventuali carichi non conclusi, spostamenti e impegni di altri ordini. Se il problema è una quantità errata, segui una procedura di riconteggio e rettifica autorizzata, evitando correzioni fatte soltanto per sbloccare la spedizione.
La guida sulla giacenza negativa offre altri controlli utili quando i movimenti non sono coerenti.
Decidere: attendere, spedire una parte o annullare il residuo
La decisione dipende dagli accordi commerciali, dalla necessità del cliente e dall’attendibilità del prossimo arrivo. Non basta che il software permetta una spedizione parziale: occorre sapere se quella modalità è accettabile per quell’ordine.
- Attesa dell’intero ordine: definisci chi controlla il riapprovvigionamento e quando aggiornare il cliente.
- Spedizione parziale: separa quantità spedite e residue, verificando costi e documenti previsti.
- Annullamento del residuo: registra la decisione e allinea i sistemi coinvolti secondo il flusso concordato.
Un prodotto alternativo richiede una decisione esplicita: non sostituire automaticamente un codice mancante con un altro soltanto perché è simile.
Esempio: cinque pezzi ordinati, tre disponibili
Esempio ipotetico: un cliente ordina cinque pezzi e accetta di riceverne tre subito. La prima evasione registra tre pezzi spediti e un residuo di due. Quando arriva nuova merce, il controllo successivo deve proporre la lavorazione dei due residui, non ricreare una spedizione da cinque.
Se il cliente annulla uno dei due pezzi ancora attesi, il riepilogo diventa: cinque ordinati, tre spediti, uno annullato e uno ancora da evadere. La somma permette di riconciliare la riga originale. Documenti, pagamenti e comunicazioni seguono le regole concordate per il progetto.
La scheda minima di un residuo aperto
- ordine e riga di origine;
- articolo, variante e quantità residua;
- quantità già evasa ed eventuali annullamenti;
- motivo del blocco e decisione concordata;
- responsabile della verifica successiva;
- data del prossimo controllo, senza presentarla come consegna garantita;
- riferimenti delle comunicazioni e delle evasioni successive.
Un elenco di residui è utile solo se viene riesaminato. Ordini vecchi e ancora aperti possono impegnare quantità o generare lavoro inutile se la richiesta del cliente è cambiata.
Allineare shop, magazzino e servizio clienti
Lo stato visibile sul canale di vendita deve essere coerente con ciò che è realmente successo. Verifica come rappresentare una spedizione parziale, quali riferimenti di tracking inviare e come comunicare il residuo. Non tutti i canali adottano gli stessi stati o le stesse regole.
Per prevenire nuove vendite su quantità non disponibili, controlla anche la gestione delle giacenze e-commerce. Il residuo di un ordine e la disponibilità per i prossimi clienti sono dati collegati, ma distinti.
Cosa verificare durante la demo
Chiedi di seguire un ordine con una riga incompleta: segnalazione della mancanza, decisione, prima spedizione, ripresa del residuo ed eventuale annullamento. Ripeti il controllo dopo un aggiornamento del canale, per verificare che le quantità già lavorate non vengano duplicate.
Per SWEET, modalità di gestione dei residui, stati verso i canali e automatismi di ripresa devono essere verificati sul progetto. Non presupporre notifiche, assegnazioni o spedizioni automatiche senza una conferma specifica.
Domande frequenti
Un backorder è un ordine annullato?
No. Indica una quantità ancora da evadere. Un annullamento è una decisione diversa e deve essere registrato come tale.
Conviene sempre spedire ciò che è disponibile?
No. Valuta accordi con il cliente, utilità della consegna parziale e costi. La scelta deve precedere l’operazione in magazzino.
Come evitare di spedire due volte lo stesso ordine?
Mantieni il riferimento alla riga originale e riconcilia quantità ordinate, evase, annullate e residue. Verifica il comportamento delle sincronizzazioni anche in caso di ripetizione.
Richiedi una demo SWEET portando un ordine parziale che oggi gestisci con note, email o fogli separati.
