La gestione dei resi conto terzi richiede di collegare ogni rientro al committente corretto, ricostruire l’ordine di origine e stabilire chi può autorizzare la destinazione della merce. Ricevere un collo non significa aver già rimesso i prodotti in vendita.
Questa guida propone una procedura da concordare tra azienda committente e operatore logistico 3PL. Per il quadro generale del deposito multi-cliente, consulta la guida al magazzino conto terzi.
Perimetro SWEET: il prodotto è orientato al magazzino operativo. Un servizio 3PL con fatturazione logistica complessa o portali multi-cliente specialistici richiede una valutazione specifica e può rendere preferibile una soluzione dedicata, come chiarito nella pagina costi e perimetro. Questa guida descrive una procedura, non tutte funzioni incluse di serie.
Prima del rientro: concordare ruoli e informazioni
Il committente e il magazzino devono sapere quali dati accompagnano il reso e chi decide cosa fare dopo il controllo. Una procedura condivisa dovrebbe indicare:
- riferimento del committente, ordine originale ed eventuale autorizzazione al reso;
- articoli e quantità attese, motivo del rientro e identificativi necessari;
- controlli richiesti, documentazione da raccogliere e gestione dei colli senza riferimento;
- responsabile della decisione finale e modalità di comunicazione dell’esito;
- tempi concordati per ricevimento, controllo e risposta alle anomalie.
L’autorizzazione al rimborso al cliente e la decisione sulla disponibilità fisica del prodotto sono passaggi distinti: la procedura deve chiarire come si coordinano.
Una procedura in sei passaggi
1. Identificare il committente prima dell’articolo
Lo stesso codice prodotto può comparire nei cataloghi di clienti diversi. Prima di registrare il movimento, collega il collo al proprietario della merce e alla pratica corretta. Se il riferimento manca, gestisci il rientro come anomalia da chiarire, evitando assegnazioni basate soltanto sulla descrizione del prodotto.
2. Registrare ciò che è effettivamente arrivato
Confronta quantità attese e ricevute. Annota differenze, accessori mancanti, imballaggi danneggiati ed eventuali identificativi come lotto o seriale quando previsti. Una foto può documentare una contestazione, ma non sostituisce quantità, data e riferimento della pratica.
3. Separare ricevimento e disponibilità alla vendita
La merce può essere fisicamente in magazzino senza essere ancora vendibile. Definisci dove collocarla e come rappresentarne lo stato durante il controllo. Per approfondire questa distinzione, leggi la guida alla gestione dei resi in magazzino.
4. Eseguire i controlli concordati
Il controllo deve seguire le istruzioni del committente: integrità, corrispondenza del prodotto, completezza ed eventuali verifiche specifiche. Un operatore logistico non dovrebbe dedurre autonomamente l’idoneità alla rivendita quando sono richiesti accertamenti del cliente o del produttore.
5. Registrare la decisione e il movimento successivo
Reintegro, restituzione al committente, ripristino o altra destinazione devono avere una decisione riconoscibile. Registra chi l’ha autorizzata e collega il movimento alla pratica iniziale. Evita che una comunicazione via email resti separata dall’operazione eseguita sullo stock.
6. Comunicare e rendicontare l’esito
Il committente deve poter riconciliare articoli ricevuti, ancora in attesa e già destinati. Un riepilogo utile include riferimento del reso, quantità, esito, data e motivazione delle eccezioni. Eventuali attività da addebitare seguono gli accordi commerciali tra le parti.
Esempio ipotetico: due committenti, prodotti simili
Un deposito riceve tre pezzi per il committente A e due per il committente B. Le descrizioni sono simili, ma le pratiche restano separate. A autorizza il reintegro di due pezzi e richiede ulteriori verifiche sul terzo; B non ha ancora comunicato l’esito del controllo.
Il deposito ha ricevuto cinque pezzi fisici. Solo i due approvati da A possono essere considerati reintegrabili secondo quella procedura. Gli altri tre non diventano disponibili soltanto perché sono stati scaricati dal mezzo. L’esempio illustra il processo: non descrive risultati ottenuti da un cliente SWEET.
Cosa verificare nel software e nella demo
Porta una pratica reale, anche anonimizzata, e chiedi di seguire il percorso completo: identificazione del committente, ricevimento parziale, controllo, decisione e rendiconto. Verifica anche cosa succede se manca il riferimento o se due committenti utilizzano lo stesso codice.
Per SWEET, il blocco automatico della disponibilità alla vendita fino alla conferma del controllo qualità richiede una personalizzazione. Anche requisiti multi-cliente, autorizzazioni e rendiconti devono essere verificati sul progetto: la procedura descritta qui è una checklist di esigenze, non un elenco di funzioni tutte disponibili di serie.
Domande frequenti
Chi decide se un reso può tornare in vendita?
Lo stabilisce la procedura concordata con il committente. Il magazzino può eseguire controlli e registrare risultati, mentre la decisione può restare al committente o essere delegata entro criteri espliciti.
Un reso ricevuto aumenta subito la disponibilità?
Non necessariamente. Ricevimento fisico, verifica e reintegro sono eventi diversi. Il processo e il software devono rappresentare la distinzione prevista dall’azienda.
Quali dati servono per rendicontare i resi?
Almeno committente, pratica, articolo, quantità, stato ed esito. Date, motivazioni e riferimenti delle autorizzazioni aiutano a ricostruire le eccezioni.
Vuoi valutare il tuo flusso? Richiedi una demo SWEET portando una procedura resi e un esempio del rendiconto che il committente si aspetta.
